Comment gérer efficacement ses emails en 30 minutes maximum

Il vous arrive d’être submergé de mails ?

Vous avez le contrôle de la situation, ou bien ce sont vos mails qui vous contrôlent ?

Dans cet article, je vais vous proposer 5 étapes qui vont vous permettre de prendre les rênes et de gérer efficacement vos mails en 30 minutes par jour (ou moins).

 

 

Le Problème des E-mails

 

Il y a quelques années, j’avais pris la décision d’engager un assistant virtuel. L’une des principales tâches que je lui avais confiée était de gérer mes mails.

Pourquoi ?

C’est simple – parce que cela me prenait tellement de temps qu’il m’était devenu compliqué de me concentrer sur les choses qui contribuaient à générer plus de revenus. Cela m’a enlevé un fameux poids des épaules et j’étais enfin en mesure de me concentrer sur mes démarches constructives.

Suite à une série d’événements, j’ai ensuite repris le contrôle de mes mails (temporairement, probablement).

Le problème est le suivant : je n’ai pas encore trouvé le moyen d’ajouter des heures supplémentaires à mes journées. Donc, j’ai décidé d’adopter une approche
plus stratégique en vue de gérer ce petit (ou méga) problème.

Les étapes que j’ai suivies sont les suivantes :

 

Étape 1 : Prendre de sérieuses décisions

 

Avant d’implémenter une stratégie solide en matière de mails, vous devez prendre certaines décisions quant au rôle que les mails vont avoir au sein de votre vie et de votre entreprise/activité en ligne.

Est-ce le moyen que vous allez utiliser pour communiquer, pour répondre aux questions et pour offrir votre support ? Y a-t-il certaines choses pour lesquelles il est préférable d’utiliser d’autres méthodes ?

Ceci constitue une décision difficile pour moi parce que j’aime aider les autres. Je suis véritablement obsédé par l’envie d’aider les autres et je veux m’assurer du bien-être de ma communauté. Ca explique probablement pourquoi je donne autant de coaching d’ailleurs !

Toutefois, si l’on veut construire quelque chose de significatif sans que cela ne bouffe tout notre temps, on est parfois obligé de faire des sacrifices qui semblent peut-être sortir de la norme.

Pour ma part, une meilleure gestion de mon temps à une période a consisté à répondre publiquement aux questions de façon à ce que d’autres puissent bénéficier de mes réponses. Pour ce faire, j’avais opté pour les FAQ pour le site que je gérais alors. Lorsque quelqu’un m’envoyait un mail avec une question générale relative au blog, je fournissais une réponse toute faite très aimable en lui communiquant comment obtenir la réponse à sa question.

A part cela, tout le support clientèle se faisait par mail. Cette partie se base inévitablement sur la situation de votre entreprise et sur la voie que vous voulez suivre. Que voulez-VOUS traiter par mail, et plus important encore, que ne voulez-vous pas traiter par mail ?

Je suis bien conscient que certaines personnes n’approuveront pas cette décision. Toutefois, elle permet d’offrir un service sérieux et correct sans être submergé et par conséquent inefficace.

 

Étape 2 : Planifier à quelles heures vous allez consulter vos emails

 

Si vous êtes comme moi, vous avez un problème. Vous avez tendance à contrôler vos mails au moins 5 millions de fois par jour.

Cela ne vous prend que 10 minutes à chaque fois, mais malheureusement vous contrôlez vos mails 10 fois. Cela fait 100 minutes, ou encore 1 heure et 40 minutes de votre temps tous les jours.

Arrêtons cette folie immédiatement ! L’une des choses qui m’est à présent extrêmement évidente est que le fait de procéder par séquences permet de gagner énormément de temps.

Au lieu de checker vos mails de manière aléatoire au cours de la journée, prenez une décision quant à la fréquence et aux moments auxquels vous allez y procéder. Ensuite, RESPECTEZ CES HORAIRES (c’est à moi-même que je parle, plutôt qu’à vous).

Pour ma part, je contrôle mes mails deux fois par jour. Une fois à 10h et une fois à 18h, et à chaque fois je n’y consacre que 15 minutes. Et vous, à quels moment de la journée allez-vous planifier la gestion de vos emails ?

 

Étape 3 : Créer des réponses types

 

Je me rappelle avoir passé toute ma matinée à parcourir une tonne de mails, ainsi que les réponses que mon assistant virtuel avaient envoyées. Un fait d’une évidence aveuglante est que beaucoup de mails était quasiment identiques.

J’ai alors décidé de parcourir ces mails, de sortir ceux qui sont similaires et de développer quelques belles réponses types que je pouvais facilement ré utiliser, au lieu de toujours devoir produire des réponses individuelles.

 

Vous pouvez créer ce type de templates (aussi appelées canned responses) pour de nombreux cas :

 

-Quelqu’un vous envoie une demande d’interview pour son programme

-Quelqu’un vous envoie un mail en vous demandant de promouvoir l’un de ses produits

-Un rédacteur pose sa candidature et vous souhaitez qu’il travaille avec vous

-Un rédacteur pose sa candidature et vous ne souhaitez absolument pas qu’il travaille avec vous

-Quelqu’un a des problèmes pour accéder à votre site

 

Bien évidemment, ce ne sont que des exemples, à adapter à votre propre activité.

Par la suite, lorsque vous recevez un mail avec une question/un sujet qui selon vous pourrait revenir de nombreuses fois, créez un message détaillé une seule fois et ajoutez-le à votre liste de réponses types.

Oh, et tant qu’on parle de cela, ne formulez pas vos réponses toutes faites de manière impersonnelle et vieux jeu. Lorsque vous vous adressez à un client insatisfait, il est important que vous vous y preniez bien également.

 

 

Étape 4 : Créer des tutoriels qui répondent aux questions les plus communes

 

Les réponses types sont formidables. C’est encore mieux si vous pouvez répondre aux questions les plus communes sur votre blog en fournissant un lien vers la réponse.

De cette façon, vous êtes non seulement efficace, mais en plus vous fournissez à vos visiteurs sur le champ l’aide qu’ils recherchent, et probablement de manière beaucoup plus détaillée que ce que vous ne pourriez le faire en écrivant un mail individuel à chaque personne.

 

Étape 5 : Observer et modifier

 

En matière de gestion de mails, il n’existe ni de réponse standard qui convienne à tout le monde, ni de recette prête à l’emploi. Il s’agit d’un processus. Tout se résume à agir, obtenir des résultats et analyser ces résultats pour voir ce qui fonctionne et, plus important encore, ce qui ne fonctionne pas.

De quelle manière les gens répondent-ils à vos réponses types ? Est-ce que vous devriez envisager de les modifier ?

Y a-t-il des moments qui seraient plus propices pour contrôler vos mails ?

Êtes-vous plus efficace lorsque vous contrôlez vos mails une seule fois par jour au lieu de deux fois ?

C’est votre responsabilité d’analyser régulièrement votre progression et de prendre des décisions quant à la manière d’améliorer votre efficacité.

 

Rappelez-vous, les mails sont un mal indispensable, mais si vous n’avez pas le contrôle de la situation, ce seront eux qui vous contrôleront – et ce n’est pas ce que nous voulons, n’est-ce pas ?