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Nous savons que notre créativité se démultiplie quand notre esprit est libre de divaguer, sans contrainte horaire. Toutefois, un agenda complètement vide peut mener à une journée totalement consommée par du travail que l’on va faire en réaction à ce vide. C’est pourquoi, paradoxalement, le secret pour maximaliser votre liberté de choix est d’augmenter la structure de votre quotidienne. C’est ainsi que vous allez pouvoir devenir plus efficace et gagner du temps.
Quand vous rendez la plupart des tâches quotidiennes de vos activités automatiques, comme répondre à vos mails et passer à vos projets majeurs, vous vous rendez compte que c’est comme si vous surfiez. Tout est fluide. Et vous gagnez en temps et énergie. En suivant simplement le « flow », vous savez que toutes les tâches qui doivent être effectuées le seront à temps (ou en avance). Ceci permet d’éviter le gros pic de stress que l’on ressent quand on a une liste énorme de choses à faire en retard.
Ainsi, on se libère plus d’énergie mentale et d’espace dans notre agenda pour des aventures improvisées ou de l’exploration créative sans avoir à se fixer de barrières.
Voici quatre stratégies pour réduire le nombre de décisions que vous avez à prendre quotidiennement afin d’avoir un plus grand contrôle sur votre vie. Et donc de gagner du temps et en efficacité, pour savourer les bons moments de la vie ainsi rendus possibles.
Devenir plus efficace : comment gagner du temps et libérer votre fin de semaine
Stratégie 1 : Rendre la réalisation des tâches automatiques
Si vous galérez pour suivre le rythme sur vos communications, avoir des rituels pour gérer vos emails, vos messages vocaux et votre courrier peut faire des merveilles.
Inclure ce temps dans votre calendrier en tant qu’événement récurrent enlève l’angoisse de décider quand vous allez répondre, vous permet de réaliser la tâche efficacement et vous libère de la culpabilité inhérente à une charge de travail non effectuée importante.
Voici des exemples de différents types de routines que j’ai vu bien fonctionner pour la plupart des gens :
– Si vous détestez répondre aux communications : faîtes-en la première chose de votre journée. Passez en revue les éléments clés qui nécessitent une réponse, comme les emails, les messages sur votre répondeur et les nouveaux fichiers. Répondez-y ou transformez les en une action à faire pour plus tard dans la journée. Ensuite, donnez vous la permission d’ignorer toutes les communications non urgentes jusqu’au lendemain matin.
– Si vous êtes toujours tentés pour vérifier vos emails et autres moyens de communication : vous allez avoir besoin d’adopter une approche différente. Au lieu de tout accomplir au début de votre journée, vous allez vouloir limiter ceci à une vérification de 5 à 10 minutes le matin. Puis, après le déjeuner et avant de finir votre journée de travail, bloquez des périodes de temps d’une trentaine de minutes pour répondre à vos messages. Ca vous assure de gérer les nouveaux messages importants systématiquement sans faire dérailler vos plans.
Stratégie 2 : Charger le début de votre journée et de votre semaine
Pour minimiser le stress, passez moins de temps à vous inquiéter à planifier exactement combien de temps chaque activité va vous prendre et plus de temps à « charger » votre calendrier/agenda en y plaçant les tâches les plus importantes tôt dans la journée et tôt dans la semaine.
Par exemple, quelque chose devant être finalisé pour le vendredi doit commencer à apparaître le mardi après-midi. Et le nombre de choses à faire planifiées doit décroître progressivement du lundi au vendredi. Avec idéalement peu voire aucune tâche le vendredi.
Ce qu’on appelle « front loading » en anglais, soit charger le début de ses journées et de sa semaine pour libérer du temps par la suite, vous permet de rester à jour sur les projets qui vous demandent plus de temps que prévu sans devenir stressé ou avoir à travailler jusque tard dans la nuit.
Puisque que toutes vos choses à faire ont reçu votre attention au moins quelques jours en avance, vous pouvez facilement planifier des choses que vous aimeriez faire pour dès le jour suivant.
Aussi, si une opportunité intéressante se présente, vous pouvez spontanément prendre la décision d’en tirer profit vu que vous n’avez plus la pression constante de devoir speeder pour respecter une deadline.
Stratégie 3 : Fixer un temps final
Bien qu’il puisse paraître intelligent de vous dire que vous allez continuer à travailler jusqu’à ce que vous ayez tout fini, ne pas se fixer une heure précise à laquelle arrêter provoque l’inefficacité.
Quand vous assumez que vous allez travailler tard, vous diminuez votre incentive à commencer votre tâche la plus importante (et souvent la plus difficile). Aussi, vous ne vous forcez pas à effectuer les choix importants qui sont requis quand vous êtes conscient de votre « budget temps ».
Par exemple, si vous décidez que vous avez seulement deux heures pour accomplir quelque chose, vous n’allez pas en passer les trois quarts à surfet sur Internet pour trouver l’inspiration.
Utilisez les deux premières stratégies pour rendre cette troisième possible. Puis, pour vraiment devenir plus efficace : planifiez de faire des activités que vous aimez vraiment après l’heure de fin que avez choisi. Quoi que ce soit qui vous rende vraiment heureux (comme rendre visite à un ami). Et utilisez cette pression positive pour accomplir votre travail aussi efficacement que possible pendant le temps dédié à votre productivité.
Stratégie 4 : Récompenser l’efficacité
Si la récompense à faire les choses plus vite est juste de faire plus de travail, vous n’allez pas être très motivé.
Cela peut mener à éviter de se mettre au boulot ou simplement à passer la journée sans excitation ni but. Vous pouvez vous ré-énergiser en mettant en place les bonnes incentives pour passer à l’action. (Rappelez-vous à quelle vitesse vous rangiez votre chambre quand votre mère vous disait qu’une fois ceci fait vous pourriez allez jouer dehors avec vos potes).
Par exemple, si vous accomplissez vos tâches à faire avant l’heure de fin que vous vous êtes fixé, vous allez pouvoir vous offrir la liberté de lire vos blogs favoris, d’aller à un endroit que vous trouvez inspirant ou de parler avec vos connaissances à propos de vos dernières idées. En vous promettant de petits plaisirs immédiats de manière quotidienne, vous avez une bien plus grande chance de surpasser notre résistance naturelle à être concentré et efficace sur nos tâches les plus importantes.
Si vous voulez maximisez votre liberté créative, n’abandonnez pas la structure. Embrassez-la ! Elle va vous porter avec une facilité qui va vous surprendre vers vos objectifs.