Saviez-vous qu’une tâche interrompue prend 50% plus de temps à effectuer et comporte 50% plus d’erreurs qu’une qui n’a pas été stoppée en cours de route ?
Notre cerveau a besoin de temps pour être à un niveau de concentration total sur une tâche à accomplir et pour ne pas être sujet à la distraction. Une fois que nous parvenons à cet état de concentration, nous entrons dans un flux hyper productif, pendant lequel beaucoup de travail peut être fait, d’une traite, tant que nous ne sommes pas interrompus.
Un esprit concentré est toujours sensible cependant aux distractions causées par les éléments extérieurs. Les interruptions; c’est à dire passer à des schémas de pensées différents et non liés à la tâche que nous sommes en train d’effectuer, effacent et brouillent beaucoup de notre état cérébral jusque là parfaitement chargé et optimisé. Et des interruptions fréquentes peuvent nous empêcher de complètement retrouver cet état de concentration idéale avant très longtemps.
Quand nous sommes interrompus, cela prend en moyenne 23 minutes pour revenir à la tâche d’origine, et jusqu’à 30 minutes pour retourner dans un état de concentration tel que nous sommes à nouveau complètement productifs. Presque la moitié des fois où nous interrompons quelqu’un, nous distrayons en fait tellement cette personne que celle ci ne va pas reprendre son activité en cours directement après l’interruption. Nous pouvons penser que nous la mettons simplement en pause pour une minute ou deux, mais la pause effective sur la tâche en cours qui résulte de notre interruption peut être significativement plus longue.
Environ 80% du temps lorsqu’une tâche est interrompue, la personne va s’y ré atteler le même jour, mais une fois sur cinq lorsque nous interrompons quelqu’un, nous provoquons son arrêt de travailler sur cette tâche pour la journée entière.
Avez vous déjà été brièvement interrompu par quelqu’un, seulement pour étendre ce break ensuite en concluant que puisque vous avez déjà mis votre travail en pause, vous pourriez aussi aller aux toilettes maintenant, consulter vos emails, faire votre pause déjeuner, etc…? Combien de fois une rapide question s’est elle transformée en longue conversation ? Ce sont des expériences très courantes. Une interruption a priori mineure peut tellement faire dérailler votre concentration qu’il faut des heures pour revenir à la tâche originelle, en adaptant que vous y reveniez quand même ce même jour !
Fréquemment passer d’une tâche à une autre est aussi un facteur, mesuré et étudié, qui augmente le niveau de stress, en comparaison avec le fait de travailler que sur une seule tâche à la fois. Interrompre les autres affecte non seulement leur productivité, mais potentiellement aussi leur santé.
Les interruptions coûtent cher également. Une étude a estimé le coût des interruptions sur les lieux de travail à 588 millions de dollars par an de productivité perdue pour l’économie des Etats-Unis. C’est probablement très sous-estimé vu que l’étude ne prenait en compte que les heures perdues multipliées par les salaires moyens. Elle ne prend pas en considération les effets indirects de ces interruptions : opportunités manquées, ventes perdues, investissements réduits, erreurs coûteuses, des business qui coulent, plus de jours d’arrêt en raison du stress accru, etc…Les interruptions font que certains livres ne sont pas finis, certaines idées de business ne sont jamais mises en oeuvre et certaines idées meurent dans l’oeuf.
La prochaine fois que vous pensez à interrompre quelqu’un qui travaille de façon productive sur une tâche importante, n’oubliez pas que votre apparemment innocente question (ou commentaire) puisse créer de sérieuses conséquente pour ces personnes, comme leur rajouter du travail, augmenter leur niveau de stress, provoquer des erreurs, créer des retards voire potentiellement complètement tuer cette tâche. Même une brève interruption d’une tâche complexe peut créer l’équivalent cognitif d’une heure supplémentaire de travail.
Les personnes hautement productives connaissent toutes l’importance de travailler par blocs de temps ininterrompus avec une bonne concentration. En conséquence, elles prennent des initiatives pour prévenir les risques d’interruption, comme porter un casque pour décourager les discussions triviales (même si elles n’écoutent en fait pas de musique), fermer les portes du bureau, laisser savoir aux gens quand c’est ok ou pas de discuter avec elles, travailler dans des lieux différents, éteindre les téléphones et les notifications ou encore travailler à des horaires différents.
Beaucoup de programmeurs, par exemple, adorent travailler tard la nuit. Une des raisons est qu’ils ont beaucoup moins de chances d’être interrompus quand tout les autres dorment, ce qui rend leur travail nocturne plus productif. Les activités en ligne (e mails,réseaux sociaux, etc..) tendent aussi à sensiblement baisser tard le soir.
Etre sociable est une bonne chose. Mais si quelqu’un travaille activement, laissez-le travailler. Vous pouvez lui parler quand il ou elle aura terminé.
Si vous avez des problèmes parce que des gens vous interrompent plus que vous ne le souhaiteriez, demandez leur d’appliquer la règle d’or suivante (ou n’importe quelle formule équivalente qui vous satisfasse):
Quand je suis occupé à travailler, merci de ne pas m’interrompre à moins que ce que vous avez à partager est si urgent et important que ce cela vaut le fait d’effacer tout le travail que j’ai accompli l’heure précédente.
